Nota de informare

Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Având în vedere prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (“Regulamentul general privind protecția datelor – RGPD”) și ale legislației naționale cu privire la protecția și securitatea datelor cu caracter personal,

NOAPTEA CERCETĂTORILOR EUROPENI, în calitate de operator de date cu caracter personal, dorește să asigure respectarea deplină a legislației aplicabile domeniului protecției datelor, astfel încât să continuați să ne încredințați datele dumneavoastră cu caracter personal.

Această Notă de Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal (însemnând orice informație cu privire la o persoană fizică identificată sau identificabilă) descrie liniile directoare ale prelucrării datelor cu caracter personal care ne sunt încredințate, cu privire la:

modul în care obținem datele dumneavoastră cu caracter personal;
datele dumneavoastră cu caracter personal;
scopurile pentru care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal;
temeiul juridic al prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal;
condițiile în care putem dezvălui datele dumneavoastră cu caracter personal;
maniera în care păstrăm în siguranță datele dumneavoastră cu caracter personal;
drepturile pe care le aveți în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal;
durata pentru care păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal;
revizuirile Notei de Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal.

Pentru orice întrebări sau informații suplimentare cu privire la modul în care NOAPTEA CERCETĂTORILOR EUROPENI prelucrează datele cu caracter personal care vă privesc, precum și pentru a vă exercita drepturile cu privire la protecția datelor cu caracter personal, puteți contacta Responsabilul cu Protecția Datelor, prin e-mail la adresa: contact@noapteacercetatorilor.eu.

Modul în care obținem datele cu caracter personal

Obținem date cu caracter personal direct de la dumneavoastră, în cazul în care completați și ne transmiteți “Formularul de Contact” disponibil pe website și/sau interacționați cu noi în orice alt mod și/sau pe orice altă cale, indiferent care ar fi motivul respectivei interacțiuni.

De asemenea, obținem date cu caracter personal care vă privesc în mod automat, ca urmare a vizitei dumneavoastră pe website-ul nostru. Pentru detalii, vă rugăm să vizitați politica noastră de cookie.

Datele dumneavoastră cu caracter personal și scopurile pentru care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal

Atunci când ne vizitați website-ul și/sau atunci când completați și ne transmiteți “Formularul de Contact” disponibil pe website și/sau atunci când interacționați cu noi, în orice alt mod și/sau pe orice altă cale, indiferent care ar fi motivul respectivei interacțiuni, vom prelucra datele cu caracter personal care vă privesc și pe care veți decide să ni le dezvăluiți, cum ar fi:

date de identificare (nume, prenume);
date de contact (adresă de corespondență electronică (e-mail) personală / profesională, număr de telefon personal / profesional, orașul de domiciliu / reședință);
conținutul comunicării (fizice și / sau electronice, după caz).

pe care le vom prelucra numai în scopul identificat de către dumneavoastră, prin natura interacțiunii cu noi (de exemplu, exprimarea dorinței dumneavoastră de a participa la eveniment, ca expozant sau ca vizitator).

Prelucrarea datelor cu caracter personal care vă privesc în alte scopuri decât cele menționate anterior se va face cu respectarea prevederilor legale aplicabile în materia protecției datelor cu caracter personal.

Temeiul juridic al prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal

În funcție de natura și scopul interacțiunii noastre, prelucrăm date cu caracter personal care vă privesc:

în baza consimțământului dumneavoastră (conform art. 6, alin.(1), lit.a) din RGPD) exprimat prin interacțiunea voluntară cu noi; și / sau
dacă ne sunt necesare pentru executarea unui contract încheiat între noi (conform art. 6, alin.(1), lit.b) din RGPD); și / sau
dacă ne sunt necesare în vederea conformării cu o obligație legală care ne revine (conform art. 6, alin.(1), lit.c) din RGPD); și / sau
dacă ne sunt necesare în vederea satisfacerii unui anumit interes legitim care nu prevalează asupra drepturilor și libertăților dumneavoastră fundamentale (conform art. 6, alin.(1), lit.f) din RGPD).

În cazul în care prelucrăm date cu caracter personal care vă privesc doar în baza consimțământului dumneavoastră (conform art. 6, alin.(1), lit.a) din RGPD), exprimat prin interacțiunea voluntară cu noi, veți avea posibilitatea de vă retrage consimțământul în orice moment, gratuit, fără a afecta însă legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.

Fără a aduce atingere drepturilor și libertăților dumneavoastră fundamentale, putem prelucra date cu caracter personal care vă privesc în vederea satisfacerii unui anumit interes legitim, cum ar fi:

prevenirea, detectarea și investigarea infracțiunilor, inclusiv frauda și spălarea banilor sau finanțarea unor acte de terorism;
protejarea sau exercitarea unui drept sau a unei obligații legal/e sau contractual/e care ne aparține nouă sau unui alt partener (contractual);
administrarea înregistrărilor / mențiunilor / evidențelor noastre interne;
administrarea resurselor organizaționale;
asigurarea respectării oricărei reguli, legi și reglementări aplicabile activității noastre, inclusiv cooperarea cu instituțiile / autoritățile publice (centrale și / sau locale) competente.

Condițiile în care putem dezvălui datele dumneavoastră cu caracter personal

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt destinate utilizării de către NOAPTEA CERCETĂTORILOR EUROPENI, în calitate de operator de date cu caracter personal.

Pentru a facilita desfășurarea activităților NOAPTEA CERCETĂTORILOR EUROPENI în legătură cu scopurile prelucrării identificate de către dumneavoastră, prin natura interacțiunii cu noi, dacă este cazul și în limita necesară respectivului scop legal și specific, datele dumneavoastră cu caracter personal prelucrate conform prezentei, pot fi dezvăluite:

altor parteneri (contractuali) (de exemplu, parteneri (contractuali) implicați direct sau indirect în interacțiunea noastră);
instituțiilor/autorităților publice (centrale și / sau locale) competente;
furnizorilor de servicii operaționale (de exemplu, furnizori de servicii de curierat, telecomunicații, IT, arhivare);
consultanților noștri (de exemplu, auditori, avocați etc.).

conform prevederilor legale pentru categoriile de destinatari precizați anterior.

Orice transfer de date cu caracter personal în afara Uniunii Europene și/sau a Spațiului Economic European sau către o organizație internațională va fi efectuat cu respectarea prevederilor legale aplicabile, care pot presupune notificarea dumneavoastră.

Nu veți face obiectul unei decizii bazate pe o prelucrare automată a datelor dumneavoastră cu caracter personal, inclusiv profiling.

Maniera în care păstrăm în siguranță datele dumneavoastră cu caracter personal

NOAPTEA CERCETĂTORILOR EUROPENI prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal într-o manieră care asigură o securitate adecvată a acestora, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, distrugerii sau deteriorării accidentale, utilizând măsuri tehnice sau organizatorice adecvate.

Avem un cadru de politici, proceduri și instruiri care să acopere protecția, confidențialitatea și securitatea datelor și revizuim în mod regulat oportunitatea măsurilor pe care le avem în vigoare pentru a păstra datele pe care le deținem în siguranță.

Cu toate acestea, transmiterea datelor pe internet (inclusiv prin e-mail) nu este niciodată sigură. Prin urmare, deși folosim măsurile adecvate pentru a încerca să protejăm datele cu caracter personal, nu putem garanta securitatea datelor transmise către noi prin intermediul internetului.

Drepturile pe care le aveți în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal

Cu excepția cazului în care legea prevede altfel, aveți următoarele drepturi cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal care vă privesc:

dreptul de acces, adică dreptul de a obține o confirmare din partea noastră cu privire la prelucrarea sau nu a datelor cu caracter personal care vă privesc, precum și accesul la aceste date cu caracter personal și la informații privind prelucrarea;
dreptul la rectificare, adică dreptul de a avea, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte și/sau completarea datelor cu caracter personal incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare;
dreptul la ștergere/dreptul de a fi uitat, adică dreptul de a obține din partea noastră ștergerea datelor cu caracter personal, fără întârzieri nejustificate, în cazul în care: aceste date nu mai sunt necesare în legătură cu scopul prelucrării pentru care au fost colectate sau prelucrate; sau se retrage consimțământul în baza căruia are loc prelucrarea și nu există alt temei juridic pentru prelucrare; sau vă opuneți prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze în ceea ce privește prelucrarea; sau datele cu caracter personal au fost prelucrate în mod ilegal; sau datele cu caracter personal trebuie să fie șterse, pentru respectarea unei obligații legale care ne revine; dreptul la ștergere / dreptul de a fi uitat nu se aplică în măsura în care prelucrarea este necesară: pentru exercitarea dreptului la liberă exprimare și la informare; sau pentru respectarea unei obligații legale care ne revine și care prevede prelucrarea sau pentru îndeplinirea unei sarcini executate în interes public sau în cadrul exercitării unei autorități oficiale cu care suntem învestiți; sau din motive de interes public în domeniul sănătății publice; sau în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice, în măsura în care dreptul la ștergere / dreptul de a fi uitat este susceptibil să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea obiectivelor prelucrării respective; sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
dreptul la restricționarea prelucrării, adică dreptul de a obține din partea noastră restricționarea prelucrării în cazul în care: vă contestați exactitatea datelor cu caracter personal, pentru o perioadă care ne permite să verificăm exactitatea datelor; sau prelucrarea este ilegală și vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor; sau nu mai avem nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal în scopul prelucrării, dar le solicitați pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; sau v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care verificăm dacă drepturile noastre legitime prevalează asupra celor ale dumneavoastră;
dreptul de a vă opune în orice moment, din motive legate de situația particulară în care vă aflați, prelucrării în temeiul îndeplinirii unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care am putea fi învestiți sau prelucrării necesare în scopul intereselor noastre legitime, inclusiv creării de profiluri pe baza acestor temeiuri, care atrage încetarea prelucrării, cu excepția cazului în care demonstrăm că avem motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau că scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără ca retragerea să afecteze legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia, atunci când prelucrarea efectuată de noi are ca temei juridic consimțământul dumneavoastră;
dreptul la portabilitatea datelor, adică dreptul de a primi datele dumneavoastră cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, și dreptul de a transmite aceste date altui operator, fără obstacole din partea noastră, acolo unde acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic, în cazul în care: prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră sau pe un contract și este efectuată prin mijloace automate;
dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);
dreptul de a nu fi supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv profilarea, care produce efecte juridice sau vă afectează în mod similar, cu excepția cazului în care o astfel de prelucrare este necesară pentru încheierea sau executarea unui contract sau autorizată prin lege și care prevede, de asemenea, măsuri corespunzătoare pentru protejarea drepturilor, libertăților și intereselor dumneavoastră legitime sau are la bază consimțământul dumneavoastră explicit.

Cu excepția cazului în care înțelegeți să vă exercitați dreptul de a depune plângere la ANSPDCP, așa cum este indicat mai sus, vă puteți exercita drepturile prin transmiterea unei cereri folosind adresa de e-mail: contact@noapteacercetatorilor.eu

În principiu, nu putem accepta cereri verbale din partea dumneavoastră (telefonice sau față în față) din moment ce nu putem fi în măsură să vă răspundem pe loc, fără a analiza în prealabil cererea dumneavoastră și a vă identifica în mod sigur.

Vom furniza informații privind acțiunile întreprinse în urma unei cereri pe care ne-o adresați, fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în cel mult o lună de la primirea cererii. Această perioadă poate fi prelungită cu două luni atunci când este necesar, caz în care vă vom informa cu privire la orice astfel de prelungire, în termen de o lună de la primirea cererii, prezentând și motivele întârzierii.

Durata pentru care păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal

În funcție de natura și scopul interacțiunii noastre, vom stoca datele cu caracter personal care vă privesc pentru o perioadă de timp care ne este necesară pentru a ne conforma cu obligațiile care ne revin în aria noastră de activitate, sau în conformitate cu termenul de prescripție aplicabil (de exemplu, 10 ani de la încetarea relației contractuale) sau pentru respectarea obligațiilor de arhivare impuse de legislația aplicabilă.

Revizuirile Notei de Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Revizuim în mod regulat Nota de Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal și vom plasa orice actualizare pe această pagină, fără o notificare prealabilă, dar cu o notificare a revizuirilor aferente. Vă încurajăm să revizuiți periodic Nota de Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal disponibilă pe website-ul nostru, pentru a fi informat/ă despre modul în care prelucrăm date cu caracter personal.

Informative note regarding processing personal data

Considering the provisions of the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and Council dated 27th of April 2016, regarding the protection of physical persons while processing personal data and the free circulation of the data and annulment of the Directive 95/46/CE (“General Data Protection Regulation - GDPR”) and of the national legislation regarding the protection and security of personal data,

EUROPEAN RESEARCHERS’ NIGHT, as personal data operator, wishes to ensure that all legislation applicable in the data protection field is fully respected, so you continue to trust us with your personal data.

This Informative note regarding processing personal data (meaning any information about a physical person, identified or identifiable) describes the major aspects of personal data processing that are entrusted to us, regarding:

The way in which we acquire your personal data;
Categories of personal data;
The scopes for which we process your personal data;
The legal grounds of processing your personal data;
The conditions in which we can disclose your personal data;
The way we keep and protect your personal data;
The rights you have regarding your personal data;
How long we keep your personal data;
The reviews of the Informative note regarding processing personal data.

For any questions you might have or further information you may need about the way in which EUROPEAN RESEARCHERS’ NIGHT processes your personal data, as well as for exercising your rights concerning your personal data, you can always contact our Data Protection Officer by e-mail: contact@noapteacercetatorilor.eu.

The way in which we acquire your personal data

We obtain your personal data directly from you, when you fill in the Contact Form or Newsletter Subscription Form available on the website and/or you interact with us in any other way and/or by any channels, regardless of the motive of that interaction.

Furthermore, we obtain personal data automatically, as a result of visiting our website. For more details, please read our Cookie Policy.

Your personal data and the scopes for which we process them

When you visit our website and/or fill in and submit the Contact Form or Newsletter Subscription Form available on the website and/or you interact with us in any other way and/or by any channels, regardless of the motive of that interaction, we will process your personal data, such as:

Identification data (name, surname);
Contact data (electronic correspondence address (e-mail) personal / professional, phone number personal / professional, home city / residence city);
Communication content (physical and/or electronical, where appropriate).

which will be processed only for the scope identified by you, according with the nature of interaction with us (e.g., your expressed desire to participate to our event, as visitor or exhibitor).

Processing your personal data for other scopes than the ones mentioned previously will be done by respecting the legal provisions applicable in the personal data protection area.

The legal grounds of processing your personal data

Depending on the nature and scope of our interaction, we process your personal data:

Based on your expressed consent (GDPR - art. 6, alin.(1), lit.a)) when voluntarily interact with us; and/or
If the data is necessary to execute a contract between us (GDPR - art. 6, alin.(1), lit.b)); and/or
If the data is necessary to comply with some of our legal obligations (GDPR - art. 6, alin.(1), lit.c)); and/or
If the data is necessary to comply with a certain legitimate interest which does not prevail over your fundamental rights and liberties (GDPR - art. 6, alin.(1), lit.f)).

In the case where we process your personal data based on your expressed consent (GDPR - art. 6, alin.(1), lit.a)), you will have the possibility to withdraw your consent at any time, free of charge, without affecting the legitimacy of the processing done, based on your consent, before withdrawing it.

Without harming your fundamental rights and liberties, we can process your personal data to comply with a certain legitimate interest, such as:

Prevention, detection and investigation of crimes/felonies, including fraud and money laundry or financing acts of terrorism;
Protecting or exercising a right or legal / contractual obligation, which is ours or belongs to one of our contractual partners;
Management of our internal records / mentions / evidences;
Administration of organizational resources;
Insurance of respecting any rule, law and regulation applicable to our activity, including cooperation with competent public institutions / authorities (central and/or local).

The conditions in which we can disclose your personal data

Your personal data is used by EUROPEAN RESEARCHERS’ NIGHT, as personal data operator.

In order to facilitate the activities of EUROPEAN RESEARCHERS’ NIGHT regarding the processing scopes identified by you, through the nature of our interaction, where appropriate and within the limits necessary for that specific and legal scope, your personal data can be disclosed to:

Other partners (with whom we have a contract – e.g., partners directly or indirectly involved in our interaction);
Competent public institutions / authorities (central and/or local);
Operational services providers (e.g., courier services providers, telecommunications, IT, archiving etc.);
Our consultants (e.g., auditors, lawyers etc.).

according with the legal provisions for the recipient categories mentioned previously.

Any personal data transfer outside the European Union and/or European Economic Space or to any other international organization will be done respecting the legal provisions applicable, which may require your notification.

You will not be the subject of an automatic process of your personal data, including profiling activities.

The way we keep and protect your personal data

EUROPEAN RESEARCHERS’ NIGHT processes your personal data in a manner that ensures a proper security, including protection against unauthorized or illegal processing and against loss, destruction or accidental deterioration, using technical and organisational adequate measures.

We have a wide range of policies, procedures and instructions that cover protection, confidentiality and security of the data, revising them regularly in order to keep the data safe.

However, submitting data onto the internet (including e-mail) is never safe. Therefore, although we use proper measures to protect personal data, we cannot guarantee the total security of the data we receive though the internet.

The rights you have regarding your personal data

Excepting the case when the law states otherwise, you have the following rights regarding the processing of your personal data:

Right of access, meaning the right to obtain a confirmation from us regarding the processing of your personal data, as well as the access to this data and information regarding the processing itself;
Right of rectification, meaning the right to have your personal data rectified, without unjustified delays, if they are inexact and/or filling in the incomplete personal data, including by providing a supplementary statement;
Right to erasure/Right to be forgotten, meaning the right to have your personal data deleted from our records, without unjustified delays, if: this data is no longer necessary for the scope they have been collected and processed; or the consent based on which the processing was done is withdrawn and there are not any other legal grounds for processing; or you are against processing and there are no legitimate motifs to prevail regarding processing your personal data; or your personal data was processed illegally; or the personal data must be deleted to respect one of our legal obligations; the right to erasure/right to be forgotten does not apply when processing is necessary: for exercising the right to free speech and information; or to respect a legal obligation of ours, which provisions the processing of personal data; or to fulfill a task done for public interest; or when exercising an official authority we are invested in; or in scopes of archiving for public interest, scientific, historic or statistical research, if the right to erasure is susceptible to make it impossible or to seriously affect achieving the objectives of the respective processing; or to determine, exercise or defend a certain right in a court of justice;
Right to restriction of processing, meaning the right to have your personal data restricted, in case: you challenge the accuracy of the personal data, for a period that allows us to check the personal data; or the processing is illegal and you do not want your personal data to be deleted, requiring instead the restriction of their usage; or we no longer need your personal data, but you require them to determine, exercise or defend a right in a court of justice; or you opposed processing during a certain period of time while we check if out legitimate rights prevail over yours;
Right to object at any moment, because of legal motifs regarding your particular situation, to processing your personal data for fulfilling a task which serves a public interest or which results from exercising the public authority we might be invested in or processing needed for our legitimate interests, including profiling, excepting the case when we demonstrate we have legitimate motifs which justify processing and prevails over your interests, rights and freedoms;
Right to withdraw your consent at any time, without the withdrawal affecting the legitimacy of the processing done based on the consent prior to the withdraw, when the processing done by us has as legal ground your consent;
Right to data portability, meaning the right to receive the personal data you provided us in a structured format, currently used and which can be read automatically and the right to transfer this data to other operator, without obstacles from our side, if technically possible and if the processing is based on your consent or contract and is done by automated means;
Right to file a complaint to the National Surveillance Authority for Personal Data Processing (ANSPDCP);
Right to not be the subject of an automated individual decision-making, including profiling, which produces legal effects or affects you, excepting the case in which this processing is necessary to exercise a contract or it is authorized by law, provisioning appropriate measures for protecting your legitimate rights, liberties and interests or is based on your explicit consent.

Excepting the case when you choose to file a complaint at ANSPDCP, as indicated above, you can exercise your rights by submitting a request using the e-mail address: contact@noapteacercetatorilor.eu

Essentially, we cannot accept verbal requests from you (by phone or face to face), since we are not able to respond on the spot, without analysing in advance your request and to positively identify you.

We will provide information regarding the actions we take for your request, without unjustified delays, no later than a month after we receive the request. This period can be prolonged by 2 months, if necessary, informing you regarding any delays within a month after receiving the request, presenting also the reasons of the delay.

How long we keep your personal data

Depending on the nature and scope of our interaction, we will keep your personal data for a period of time necessary to comply with the obligations we have in our area of activity or to respect the applicable prescription deadline (e.g., 10 years from the ending of the contractual relationship) or to respect the archiving obligations imposed by the applicable legislation.

Reviews of the Informative note regarding processing personal data

We review on a regular basic the Informative note regarding processing personal data and we will upload any update onto this website, without previous notification, but with a notification of the reviews. We encourage you to check periodically the Informative note regarding processing personal data available on the website, to keep you informed about the way we process personal data.